働き方改革の取り組み事例:
リモートワーク

リモートワークで
スマートな営業活動を支援

企画総務部 大塚 敏也、船附 あづさ

NTTコム マーケティングでは業務改善を推進し、
社員の能力を最大限に発揮できる
環境づくりのため、ICTを活用した「働き方改革」に取り組んでいます。

NTTコム マーケティングは営業の会社。外出の多い営業が場所にとらわれず、どこにいてもオフィスで仕事をしているかのような環境整備が社員の業務効率の改善につながります。
弊社の最も代表的な「働き方改革」の取り組みは、リモートワーク。販売商材でもあるリモートワーク関連システムを積極的に導入することで、業務効率が上がり、無駄な業務が減少。より生産性の高い業務に注力できるようになります。また、販売するサービスを営業自身が体感することで、お客さまへわかりやすくお伝えできるといったメリットがあります。

リモートワークで
効率的な営業活動を支援

リモートワークはどういった点が便利になるか?

企画総務部
大塚 敏也

会社設立当時はリモートワーク環境がまだなく、何かあると会社に戻って作業してまた打ち合わせに行くという移動による時間のロスが多く、営業への負担は大きかったと思います。
リモートワーク導入後は、そういったロスが削減されたため、社員のワークライフバランスにも寄与しています。また、外出先からセキュアな環境で社内環境にアクセスできるため、外出時のスキマ時間に月末の処理などの社内業務を行ったり、お客さまからのメールをいつでもチェックし、すぐに返信することができます。営業の業務効率が上がると、お客さま満足にもつながるため、リモートワークは営業職には必要不可欠となっています。

リモートワークの
要は勤務時間管理の徹底

リモートワーク導入時の課題は?

リモートワークできるということは、場所や時間を問わずいつでも作業ができてしまうため、休日に仕事をしてしまうなどサービス残業が発生しやすい環境ともいえます。そのため、就業規則をきちんと守れるようなシステムを整備する必要がありました。
NTTコム マーケティングでは、勤務時間の管理を徹底して行う入退管理システムを導入しています。
導入後は繁忙期でも申請した時間を超えて退出すると翌日アラートが出るなど、勤務管理を厳格に行えるようになりました。それに伴い、社員も時間内に仕事を終わらせる意識が強くなったようです。

リモートワークには
強固なセキュリティ対策が必要

リモートワークに必要な情報セキュリティ対策とは?

企画総務部
船附 あづさ

大きく2点あります。持ち出し用端末の環境と社内システムにアクセスする時の回線、これらのセキュリティ対策をしっかりやることが基本です。
持ち出し用端末は、例えばノートPCであればローカル環境にデータが残らないようにしていますし、社員個人のスマートフォンで業務利用する場合も、特殊なパスワードで利用するBYOD専用アプリからのみ社内システムにアクセスできないように制限しています。
そのため、万が一持ち出し用端末を外出先で紛失しても、機密情報の漏洩を防ぐことができます。
また、持ち出し用PCやタブレット上でそのままプレゼンが可能なため、あらかじめプレゼン資料を印刷して持ち歩く機会も少なくなっています。社内環境に手軽にアクセスできるようになったことで、印刷物を外出先に持ち出して紛失するといったリスクも軽減されます。

リモートワークは
経費削減も実現する

リモートワーク導入で実現する経費削減とは?

まず、社員の無駄な移動が少なくなったことで交通費や労務費が削減されます。
その他、意外に大きかったのは通信費。 リモートワークの取り組みとしてBYOD(社員個人のスマートフォンを業務に使用すること)を推し進める中で、公私分計(業務利用と個人利用の通話料金を分けること)ができ、内線電話を社外でも使えるサービス(Arcstar Smart PBX / 050 plus for Biz / W-mode)を導入。
BYOD(携帯通話)の利用ガイドを作って、なるべく料金が低いIP通話を使うよう推奨したところ、通話料金が飛躍的に削減。1年間で数千万円規模のコスト削減ができました。
また、Arcstar Smart PBX はクラウド型PBXのため、自社で設備を持つ必要がなく、EOLを迎えて設備を交換するといった必要もなくなります。リモートワークシステムのほとんどはクラウド上で集約・管理するものであるため、設備投資費を削減できることも大きなメリットといえます。

リモートワーク 社員の声
「営業スタイルの変化を実感」

顧客の関心も
高まりつつある
リモートワーク

ビジネスカスタマ営業部 
門倉 哲也

リモートワークが導入されて何年も経っているため、今では当たり前の環境として利用しています。新幹線での移動中など通信が途切れ、ストレスを感じることもありますが、おおむね安定した環境で仕事はできています。外出先で社内業務を行うことも多く、社内業務のために一旦会社に戻るということも少なくなりました。
また、営業活動ではお客さまへリモートワークを提案する機会も増えています。運用ポリシーをお客さまと一緒に考えるというところからスタートすることが多いですね。
PCの持ち出しはやめましょう、端末にデータを残さないようにしましょう。こうしたルールであればシンクラは必要ですね、というように具体的に運用ポリシーをご検討いただいた上で必要なシステムを提案しています。

便利さを体感しているシステムだから
説得力ある提案ができる。

ビジネスカスタマ営業部 
本田 健児

リモートワークに関するシステム提案は、自分自身が使っていることもあり、特に説得力のある提案ができていると思います。
Arcstar UCaaSのWeb電話帳、チャット機能、プレゼンス確認、Web会議などお客さまの目の前ですぐにデモンストレーションができます。
「こんな感じでできますよ」という形で見せることで、紙を使ったプレゼンよりもお客さまの理解が深まります。
このように自分が持ち運んでいる端末でいつでも簡単にデモができる環境は非常に便利です。
特にローカル環境にデータ保存ができない状況を目の前でお見せすることで、セキュリティ上、安全であることをわかってもらえ、NTT Comグループの強みでもある安心・安全を印象づけることができます。

業務効率の改善だけでなく、
オペレーション品質も向上。

ビジネスカスタマ営業部 墳下 智也

全国のマネージャーを対象に会議をするときなどは、従来は電話会議で行ってきましたが、Web会議は資料の共有やデモが行えるのでより便利です。
サービスの主管部門が行うサービス説明会も、そうしたツールを使うことでサービスへの理解を深めることができています。
また、導入前は提案書を紙で出してお客さまに持って行き、修正があればまた戻って直してプリントアウトして・・・、といった作業がありましたが、今ではプロジェクターがあれば、その場で映し出して資料を修正、お互いに確認しながら作業ができます。また、お客さまの要望する仕様確認など間違えると大きな問題になるようなものでもその場でお客さまと一緒に確認しながら作業を進めることができるので業務の効率化だけでなく、オペレーション品質も上がっていると感じます。導入前に比べれば移動時間も作業時間も短縮されているので、稼動も軽減しています。営業の会社で土日きちんと休みがとれているのは珍しいのかもしれません。

大容量ファイルも遠隔地からスムーズに閲覧

ビジネスカスタマ営業部 政 卓

遠方の会議に出席するため出張が多く、その移動中にリモートワークをしています。
事業計画の説明会を行う際は、『BOX』に資料をアップして、BOX上で表示する資料をそのままプロジェクターに投影しています。
紙にすると100ページくらいになってしまう資料もあるので非常に便利ですし、プリントアウトにかかる経費削減にもつながっています。在宅勤務制度を導入しているお客さまには、Enterprise DaaS(シンクライアント)、BYOD(050 plus for BIZ、Arcstar Smart PBXなど)は高いセキュリティ環境でリモートワークができる点でおすすめです。 

リモートワークを支える
さまざまなシステム

具体的にどのような仕組で
リモートワークを実現しているのか?

リモートワークを実現する主なシステムとして、以下があげられます。

働き方改革を実現するリモートワークシステム概念図

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Arcstar Universal One セキュアなNW

ネットワークに求められる高い信頼性・拡張性・柔軟性に加え、ワンストップの保守対応が特徴です。また、豊富なオプションでお客さまのビジネスにあわせたネットワーク構築ができます。
グローバル規模で迅速かつ柔軟に利用できるVPNサービス。他社クラウド(「Amazon Web Services™」「Microsoft Azure™」「Oracle Cloud」 )にもセキュアに接続が可能なマルチクラウド対応。パブリッククラウドとVPNが簡単・スピーディーにつながります。PC、スマートフォン、タブレットなど、さまざまなデバイスとアクセス回線から簡単かつ安心にアクセス可能。いつでもどこでもグローバルにつながることができます。

マルチクラウドコネクト概念図

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Enterprise Cloud for ERP ECL2.0 セキュアなクラウド

DDosなどのネットワークセキュリティ対策がされた高セキュアなクラウドプラットフォームで、豊富なオプションも具備されているため、基幹業務からエンドユーザー向けシステムまでさまざまな目的に応じて、最適なシステム構成ができます。また、高速で安全なグローバルネットワークや高信頼なデータセンターとクラウド基盤をワンストップでの契約と保守運用が可能なため、グローバルIT基盤をスピーディーに構築・運用できることも特長です。

Enterprise Cloud for ERP 概念図

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Enterprise DaaS シンクライアント/仮想デスクトップ

クラウド基盤に設置されたサーバー上に、仮想PCを作成し社内外からセキュアに接続可能としたデスクトップ仮想化サービスです。アプリを端末毎にインストールする必要がなく、サーバー上で一元管理できるので、ITガバナンスを強化できます。マルチデバイスでOSに依存しないため、社員のあらゆる個人端末からアクセス可能。
クライアント端末にデータが残らないため、持ち出し端末を紛失しても、情報漏洩のリスクを回避できます。

Enterprise DaaS 概念図

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Bizモバイルコネクト BYOD

出張先や移動中のリモート環境から、社内環境のシステムにセキュアに接続。メール、スケジューラー、決裁システムなどを利用できます。モバイルコネクトで業務用アプリケーションを管理するため、社員の個人端末を利用するBYODが実現できます。また、業務用の資料や情報を個人端末に保存することはできませんのでセキュリティの面でも安心です。

050 plus for BIZ BYOD

業務用通話と私用通話を分計できるため、社員個人のスマートフォンを業務用携帯として利用できます。
IPモードと携帯モードに切り替えが可能なため、通信品質を保ちたい場合は携帯キャリアの通信を使うといった使い分けもできます。
また、Web電話帳という機能があり、050 plusと連携しているため、電話帳内の電話番号をタップすれば会社携帯での通話が可能です。携帯を落とした場合は、アプリによりロックをかけられるため、電話帳の内容が漏洩することはなく、セキュリティ面でも安心です。

Arcstar Smart PBX BYOD

通信設備を持たないクラウド上のPBXで、オフィスでも外出先でもスマートフォンで内線通話が利用できます。社員の携帯電話を内線の子機として活用できるため、PBXの設備費、端末代、基本料金などトータルコストが削減できます。

Arcstar Smart PBX 概念図

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Arcstar UCaaS クラウド型ユニファイドコミュニケーションサービス

Smart PBXの高機能版。Arcstar UCaaSを導入している組織間であれば拠点をまたいでグローバルに内線が使えます。
NTT ComグループではArcstar UCaaSを導入している会社間(他社同士)で利用。チャットができ、ファイルも送れるため、「電話がありました」といったちょっとしたメッセージを気軽に使えるため、手軽にコミュニケーションができます。相手がどういう状況(離席中、応答可能等)かわかるプレゼンス確認機能も便利。

Arcstar Web Conferencing Web会議システム

遠く離れた人と音声とビデオによるリアルなコミュニケーションを可能にするWeb会議システムです。遠隔のface to faceのコミュニケーションを実現します。社内の打ち合わせ、全国エリアの拠点のスタッフとの定例会議、全国の幹部会議に利用しています。
参加者は主催者の画面にログインして同じ環境を見ることができるので、例えば新しいアプリの完成報告といったシーンで操作方法のデモなども実演できます。また、会議資料の共有やプレゼンス確認、インスタントメッセージ機能などの便利な機能もあり、スピーディーな情報交換ができます。

Office365

クラウド上でメール、予定表、連絡先を一元管理できる「Exchange Online」、社内外のメンバーとセキュアに情報共有ができる「SharePoint Online」、さまざまなアプリ上から在席状況を確認し即座にコミュニケーションができる「Skype for Business」、ファイル共有ができるストレージ「Office、OneDrive」などのソフトが利用できます。モバイルからのアクセスも可能なため、外出先からのスケジュール調整などに役立っています。

COTOHA Chat & FAQ AI(人工知能)エンジン

膨大な資料から欲しい情報を探すために費やす時間は少なくありません。
NTTコム マーケティングの営業担当者はサービスを使い体感することで十分な知識をもってお客さまに提案できます。

COTOHA Chat&FAQ 概念図

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BOX over VPN セキュアな無制限のストレージサービス

セキュアなVPN環境のファイル共有ツールで、容量は無制限。共有権限を柔軟に設定できるため、社内プロジェクトメンバーや取引先とあらゆる用途に利用できます。
営業はスマートフォンやタブレットでBOX上にアップした資料をプレゼンに利用することができます。
通常のファイルサーバーなどは容量制限がありますが、BOXは無制限に使えるため、容量の大きいファイルや画像、動画も滑らかに動くので、非常に便利です。

  • ■Salesforce over VPN

    セキュアな環境の中で顧客に関する情報や営業のステータス管理(活動履歴、連絡先、顧客との取引に関する折衝履歴など)をクラウド上でまとめて管理できます。リアルタイムで営業の状況(受注、交渉中など)を数字だけでなくグラフで可視化して見れるので、目標に対して今どのくらい受注できているのかがすぐにわかり、経営者はいつでも営業状況を確認することができます。

  • ■名刺管理システム

    お客さまからいただいた名刺をスキャナーで読み込むと、名刺情報が自動登録されます。外出先からアプリを使うことで、いつでもお客さま情報を確認することができます。ワンタップすることで電話を発信したりメーラーを起動するなど、シームレスな操作でコンタクトが可能です。また、住所もGoogleMapの地図で閲覧ができます。

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